Der Empfangsbereich ist der erste Berührungspunkt mit Ihrem Unternehmen und sollte sowohl bei der Planung als auch bei der Einrichtung die entsprechende Aufmerksamkeit bekommen. Ein gut gewähltes Design und passende Möbel hinterlassen bei Ihren Gästen einen positiven Eindruck. Mit der richtigen Konzeption werden Wohlfühlmomente geschaffen, die später bei Geschäftsverhandlungen oder Mitarbeitergesprächen einen ausschlaggebenden Charakter besitzen.
Wichtige Aspekte eines Empfangsbereiches
Für den Empfangsbereich ist sicherlich seine Funktion zweckgebunden. Innerhalb einer Arztpraxis mit einem entsprechenden Aufkommen an Patienten muss dieser in einer notwendigen Größe vorhanden sein, ebenso wie ein separates Wartezimmer mit der einer funktionalen Ausstattung. Bei einem Unternehmen, das hier beispielsweise Gesprächs- und Geschäftspartner beziehungsweise potenzielle Mitarbeiter empfangen, sollten der Empfangsbereich die Werte der Firma widerspiegeln.
- Größe: Allein schon die Größe kann einen entscheidenden Einfluss auf die Wahrnehmung haben. Ein zu klein gewählter Empfangsbereich kann schnell unübersichtlich und hektisch wirken, während bei zu großen Hallen der Bereich schnell eine unpersönliche und verlorene Wirkung erzielen kann.
- Stellfläche: Auf die Größe zahlt auch die vorhandene Stellfläche ein. Sollen im Empfangsbereich Informationsmaterialien, eine Garderobe, Regale und ein Sitzbereich integriert werden, muss dies bei der Planung berücksichtigt werden, damit keine übermäßige Enge entsteht.
- Ausstattung: Ist kein separates Wartezimmer vorgesehen, weil sich die Anzahl der Gäste sowie die Aufenthaltsdauer in Grenzen hält, dann ist auch die Ausstattung in Form von Sitzgelegenheiten von Bedeutung. Das moderne Sofa als Klassiker wirkt sehr einladend und schafft eine Wohlfühlatmosphäre, allerdings raubt es etwas den individuellen Freiraum, wenn mehrere Gäste darauf Platz nehmen müssen. Bequeme und optisch ansprechende Stühle erzielen ebenfalls eine positive Wirkung und können unterschiedlich positioniert werden. Ein kleiner Tisch mit Informationen, Zeitschriften oder Auslagen sind bei Besuchern gern gesehen.
- Technik: Bild und Ton zur Unterhaltung haben in der Regel einen positiven Effekt. Eine Bildschirm mit aktuellen Informationen oder mit Fakten zum Unternehmen unterstützen einen ersten bejahenden ersten Eindruck. Eine optimale Auswahl von Bildern wirkt faszinierend.
- Leibliche Wohl Ihrer Gäste: Eine kleine Kaffeemaschine oder ein Wasserspender nehmen Einfluss auf die Wahrnehmung ihres Unternehmens. Besucher fühlen sich umgehend wohl und gut behandelt.
- Licht: Nutzen Sie vorhandenes Tageslicht oder setzen Sie auf eine individuelle Beleuchtung im Empfangsbereich. Einerseits erleichtert dies die Arbeit der Mitarbeiter und in helleren Räumlichkeiten fühlen sich Gäste deutlich wohler.
Empfangstheke als Berührungspunkt mit dem Gast
Der Empfangstheke fällt eine zentrale Rolle zu bei der Einrichtung. Hier müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, um einerseits den Mitarbeitern ein unproblematisches Arbeiten zu ermöglichen und andererseits den Gästen einen willkommenen Eindruck zu vermitteln. Als erste Anlaufstelle muss eine sehr gute Kommunikation gewährleistet sein, wo ein Gast einen kompetenten Ansprechpartner erhält.
- Größe der Empfangstheke: Die Größe ist hier ein wichtiger Punkt, der in die Planung einfließen muss. Wie viele Mitarbeiter sollen hinter dem Empfang arbeiten und welche Ausstattung wird dafür benötigt? Zudem ist die Anzahl der Gäste ein Aspekt, denn durch die Nähe zum Tresen hat der Besucher das Gefühl gleich sein Anliegen vortragen zu können.
- Ausstattung: Welche Ausstattung wird für die Mitarbeiter benötigt? Ist eine durchgehende Arbeitsfläche hilfreicher oder lieber individuelle Schreibtische? Bleibt zudem Platz für alle technischen Geräte? Für das Wohl der Mitarbeiter können ergonomische Büromöbel gewählt werden, um möglichen gesundheitlichen Problemen vorzubeugen.
- Ablageplätze: Damit ein ordentlicher Ablauf ermöglicht werden kann, planen Sie Stauraum und Ablageplätze mit ein. Container, Schubladen und Schränke unterstützen die Ordnung und helfen den Mitarbeitern bei der Orientierung.
Werden die erwähnten Aspekte bei der Gestaltung und Einrichtung des Empfangsbereiches berücksichtigt, dürften Besucher schon beim ersten Eindruck Gefallen an Ihrem Unternehmen finden. Ob Geschäftspartner oder kommender Mitarbeiter – einen ersten Schritt in die richtige Richtung haben Sie unternommen.
