In einer modernen Arbeitswelt ist Flexibilität am Arbeitsplatz ein wichtiges Instrument für viele Arbeitgeber geworden. Die Kombination aus Home-Office und Büroalltag hat dazu geführt, dass viele Arbeitsplätze frei geblieben sind. Mit Desk Sharing ist ein Modell geschaffen worden, bei dem sich mehrere Mitarbeiter einen Schreibtisch teilen und auf diese Weise Bürofläche beziehungsweise Kosten eingespart werden können. Mit Desk Sharing sind Vor- und Nachteile verbunden, die gesondert betrachtet und schließlich von jedem Unternehmen genauesten abgewogen werden müssen.
Desk Sharing als Trend des New Work
Desk Sharing, das auch unter Shared Desk, Hot Desk beziehungsweise Hot Desking oder Flexible Office bekannt ist, kann als wichtiger Bestandteil des New Work betrachtet werden und findet vor allem bei jungen, dynamischen Unternehmen wie Start-ups seine Anwendung.
Die Corona-Pandemie hat den aufkommenden Trend aus New York nicht nur weltweit zu einer gewissen Popularität verholfen, sondern hat für das hybride Arbeitsmodell quasi als Multiplikator agiert. Dabei gehört der personalisierte Schreibtisch der Vergangenheit an und das Teilen des Arbeitsplatzes ist zum Alltag für viele Firmen geworden, die Desk Sharing auch nach der Pandemie aufrecht erhalten haben.
Vor- und Nachteil des Desk Sharings
Das Desk Sharing im eigenen Unternehmen zu etablieren, bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Es muss genau geschaut werden, ob der positive Impact überwiegt, damit für das Unternehmen kein wirtschaftlicher Schaden entsteht.
- Kostenersparnis als Vorteil: Vor allem Home-Office, Außendienst und Urlaub sind die häufigsten Gründe, warum ein Arbeitsplatz im Büro ungenutzt bleibt. Bis zu 20 Prozent an Schreibtischen und Bürofläche können im Durchschnitt eingespart werden. Die geringeren Kosten zahlen sich schnell aus.
- Kreativität als Vorteil: Der permanente Wechsel des Schreibtisches fördert die Kreativität, weil immer wieder ein Perspektivwechsel vorgenommen und der Austausch mit anderen Kollegen gefördert wird. Die verstärkte Kommunikation unterstützt einen besseren Zusammenhalt im Team.
- Mitarbeiterzufriedenheit als Vorteil: Flexible Arbeitsmodelle mit hybrider Arbeit im Home-Office und im Büro erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, weil auf die besonderen Bedürfnisse eingegangen wird.
- Erhöhter Organisationsaufwand als potenzieller Nachteil: Für das Unternehmen, aber auch für die Mitarbeiter, gilt es einen entsprechende Organisationsaufwand, damit die Schreibtische effektiv genutzt werden können. Eine entsprechende Software, in denen die Nutzungszeiten oder Buchungsoptionen vorhanden sind, gibt es mittlerweile auf dem Markt.
- Stress & Lautstärke als Nachteil: Ungewohnte Arbeitsplätze oder eine zu hohe Lautstärke können Stress bei Mitarbeitern hervorrufen, die sich in ihrer Umgebung einfach unwohl fühlen, weil ein Kollege zu viel telefonieren muss oder zu viel Trubel herrscht.
- Mitarbeitercharakter als Konfliktpotenzial: Es wird immer wieder Mitarbeiter geben, die das Modell des Desk Sharings ablehnen. Dies entspricht einfach nicht ihrer Natur und hier können Konflikte entstehen, die gelöst werden müssen.
- Fehlende Privatsphäre als klarer Nachteil: Für viele Menschen ist das Dekorieren und der eigene Schreibtisch ein wichtiger Bestandteil der Arbeitswelt. Dies entfällt natürlich mit dem Desk Sharing.
Regeln für das Desk Sharing einführen
Um möglichen Konflikten vorzubeugen, gibt es grundlegende Regeln für das Desk Sharing. Neben der Organisation mit entsprechenden Zeiten ist Sauberkeit ein ganz wichtiger Aspekt. Der Schreibtisch sollte nach dem Gebrauch gereinigt werden. Des Weiteren können Unternehmen mit einer gleichwertigen Ausstattung hinsichtlich des Arbeitsplatzes für einer erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit sorgen. Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Arbeitsplätze finden in der Regel sehr viel Zustimmung.
Letztendlich ist es wichtig, dass das Desk Sharing gut kommuniziert wird, ein Konsens vorhanden ist und eventuell Ausnahmen gemacht werden können.
